»Qui suis-je, et si je suis, combien?«

C’est le titre d’un livre philosophique à succès. Mais la question de l’identité n’est pas seulement une expérience de pensée; elle touche à des aspects très concrets de la vie quotidienne moderne. Sans une identité claire, non seulement les gens se mélangent, mais aussi les bases de données. Les doublons sont des entrées multiples pour un seul et même client dans votre base de données.

Ces doublons ne sont pas seulement ennuyeux, ils peuvent être vraiment dangereux. Le but de cet article est d’expliquer pourquoi et comment protéger votre entreprise contre ces pratiques.

Le fait d’envoyer plusieurs fois un courrier à un client ne donne pas une bonne image de l’expéditeur. Les entreprises qui ne parviennent pas à éviter les doublons ont l’air mal organisées. Ils encourent également des coûts inutiles de production et d’affranchissement.

Mais ce sont des questions mineures par rapport à d’autres aspects. Les doublons ont un impact très sérieux sur vos décisions commerciales. Les doublons fragmentent l’image du client, comme un miroir brisé. Les décisions commerciales prises sur une telle base peuvent être fatales. Par exemple, vous pouvez accepter la commande d’un client même s’il est un mauvais payeur. Ou bien vous pouvez ne pas reconnaître qu’un client de longue date a un grand potentiel parce que vous regardez par inadvertance l’historique des ventes d’un doublon récent.

Les exigences légales vous obligent en outre à traiter avec soin les informations de vos clients. La loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) exige que vous ne contactiez les clients par téléphone ou par courrier électronique que s’ils acceptent d’être contactés. Si les clients demandent à ne pas recevoir de publicité, vous devez en tenir compte, sinon vous risquez de lourdes sanctions. D’autres lignes directrices juridiques s’appliquent aux décisions des entreprises – par exemple, lors de l’octroi de prêts, les exigences de Bâle III et les obligations de déclaration pour les personnes exposées politiquement (PEP). Afin de pouvoir répondre à toutes ces exigences, les clients doivent être clairement stocké dans votre base de données – sans  doublons.

Vous pouvez contrôler ce problème traître grâce à une série de mesures qui se renforcent mutuellement. Tout commence par une simple recherche de clients, tolérante aux erreurs. Cela vous aidera à trouver vos clients rapidement et avec précision. Lorsque vous créez des dossiers de nouveaux clients, vous devez vérifier s’il n’y a pas de doublons avant de les enregistrer. Lors de la saisie des données, vous devez également vérifier si les clients figurent sur les listes de sanctions ou sont soumis à une obligation de déclaration spéciale en tant que personnes exposées politiquement (PEP). Enfin, il est conseillé de vérifier régulièrement la base de données des clients afin de détecter les doublons et de fusionner proprement tous les doublons trouvés.

C’est un travail considérable et inévitable. La bonne nouvelle ici:

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