«¿Quién soy yo, y si es así – cuántos?»

Este es el título de un libro filosófico muy vendido. Pero la cuestión de la identidad no es sólo un experimento mental, sino que afecta a aspectos muy tangibles de la vida cotidiana moderna. Sin una identidad clara, no sólo se confunden las personas, sino también las bases de datos. Los duplicados son múltiples entradas para un mismo cliente en su base de datos.

Estos duplicados no sólo son molestos, sino que pueden ser realmente peligrosos. De qué se trata en estos artículos, y cómo proteger su negocio de ellos.

Enviar correos a los clientes más de una vez no da buena imagen al remitente. Las empresas que no evitan las duplicidades parecen mal organizadas. Además, incurren en costes innecesarios de producción y envío.

Pero estos son problemas menores comparados con otros aspectos. Los duplicados tienen un impacto realmente serio en sus decisiones comerciales. Los duplicados fragmentan la imagen del cliente, como un espejo roto. Las decisiones empresariales tomadas sobre esta base pueden ser fatales. Por ejemplo, puede aceptar el pedido de un cliente aunque sea un mal pagador. O puede que no reconozca que un cliente de hace tiempo tiene un gran potencial porque, sin darse cuenta, se fija en el historial de ventas de un duplicado reciente.

Además, los requisitos legales le obligan a tratar con cuidado la información de sus clientes. La Ley Federal de Alemania de Protección de Datos (BDSG) exige que sólo se contacte con los clientes por teléfono o correo electrónico si éstos dan su consentimiento. Si los clientes solicitan no recibir publicidad, debe tenerlo en cuenta, pues de lo contrario podría enfrentarse a graves sanciones. Otras directrices legales se aplican a las decisiones empresariales –

Por ejemplo, al conceder préstamos, los requisitos de Basilea III y las obligaciones de información para las personas políticamente expuestas (PEP). Para poder cumplir con todos estos requisitos, los clientes deben ser se almacene claramente en su base de datos, sin duplicados.

Se puede controlar este asunto traicionero con una serie de medidas que se apoyan unas en otras. Todo comienza con una simple búsqueda de clientes que toleran errores. Esto le ayudará a encontrar a sus clientes de forma rápida y precisa. Cuando se crean registros de nuevos clientes, se debe comprobar la existencia de posibles duplicados antes de guardarlos. Al introducir los datos, debe comprobar también si los clientes figuran en listas de sanciones o están sujetos a una obligación especial de notificación como personas expuestas políticamente (PEP). Por último, pero no por ello menos importante, es aconsejable comprobar regularmente la base de clientes en busca de duplicados y fusionar limpiamente los que se encuentren.

Se trata de un montón de trabajo inevitable. La buena noticia es que:

Nuestros productos le quitan una gran parte de las manos.

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