Aufräumen als Chance

So verbessern Sie die Datenqualität bei der Migration in die Cloud

Die Migration von On-Prem-Daten in die Cloud bietet die Chance, Daten systematisch zu bereinigen, aufzuarbeiten und gegebenenfalls mit externen Daten anzureichern. Deshalb ist es wichtig, die Datenmigration frühzeitig zu planen und sauber auszuführen. So können Altlasten gezielt aussortiert und alle wichtigen Daten vollständig zusammengeführt werden.

In unserem Beitrag zeigen wir fünf Schritte aus der Praxis auf, mit denen Unternehmen Datenfluss-Abläufe automatisieren und ihre Daten erfolgreich in die Cloud migrieren können. Mithilfe von Tools und Werkzeugen, die sich in den Ablauf integrieren lassen, kann während der Migration auch die Qualität der Daten verbessert werden.

Umzugshelfer organisieren, den Mietvertrag kündigen, die neue Wohnung einrichten – ein Umzug bringt nicht nur logistische Fragen mit sich. Eine frühzeitige, gezielte Planung kann dabei helfen, den Überblick zu behalten. Gleichzeitig kann der Umzug auch gezielt dazu genutzt werden, um sich von unnötig gewordenem Ballast zu trennen, denn jeder Gegenstand, der nicht mehr gebraucht wird, muss gar nicht erst ins neue Zuhause transportiert werden.

Genauso wie beim Wohnungswechsel können auch bei der Migration von Daten zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: Bei strategischer Planung können die Daten so bereinigt werden, dass Dubletten und unnötiger Datenballast noch vor dem Transfer entsorgt werden. Die im Folgenden beschriebenen Schritte helfen dabei, den Ablauf einer Datenmigration im Vorfeld zu planen.

Es gibt vielfältige Gründe, weshalb Softwaresysteme erneuert und dabei Daten transferiert werden müssen. Wenn die technologische Basis veraltet ist, neue Funktionen gewünscht werden oder Systeme fusioniert werden, dann müssen die Daten vom alten in ein neues IT-System überführt werden. Auch die Fusionierung verschiedener Unternehmen oder Unternehmensbereiche kann eine Zusammenführung von Daten mit sich bringen. Mit dem aktuellen Trend zum Cloud-Computing häufen sich in jüngster Zeit die Übertragungen von lokalen On-Premise-Daten auf internetbasierte Cloud-Server.

Bei der Vorbereitung der Datenmigration hilft es, sich im Vorfeld einen Ablaufplan zu erstellen. In der Praxis hat sich ein Prozess in fünf Schritten bewährt. Werden diese beherzigt, so können die Daten nicht nur sauber von A nach B migriert, sondern gleichzeitig auch noch optimiert werden.

Abbildung: Pixabay/CC0, bearbeitet durch TOLERANT Software

Schritt 1: Bestandsaufnahme der aktuellen Daten (Data Profiling)
Unabhängig vom Anlass des Datentransfers sollte im ersten Schritt des Migrationsablaufs eine frühzeitige Bestandsaufnahme erfolgen. Hier wird geklärt, um welche Daten es sich handelt, welche Schwachstellen und Datenqualitätsprobleme vorliegen und wo diese liegen. Die Diagnose der Schwachstellen zeigt beispielsweise auf, wo es Fehler oder doppelte Inhalte gibt und welche Daten bereinigt, verbessert und zusammengeführt werden müssen.

Schritt 2: Migrationsanforderungen festlegen
Im zweiten Schritt wird der Umfang der Datenmigration geplant. Die Migrationsanforderungen geben Aufschluss darüber, welche Daten künftig von wem und wo gebraucht werden und wie und zu welchem Zweck diese künftig verwendet werden sollen. Während dieser Planungsphase müssen auch Regeln und Standards definiert werden, an denen sich die unterschiedlichen Stakeholder des Datenmigrationsprojekts orientieren können. Dazu gehören sowohl Datenstandards als auch aktuelle und künftige Geschäftsregeln für die Datenverwendung. Schließlich werden in der Planungsphase auch Verantwortlichkeiten festgelegt, so dass alle Projektbeteiligten wissen, wer die Informationen verwaltet, wer für Datenqualität, Zugriff und Nutzung zuständig ist und wer bei Unklarheiten das letzte Wort hat. Da oftmals das gesamte Unternehmen von der Datenmigration betroffen ist, sollte sie von einem professionellen Change-Management-Prozess begleitet werden. Im Idealfall holt der verantwortliche Change Agent alle Anspruchsgruppen ins Boot und bindet sie von Anfang an in den Ablauf der Datenmigration ein. In der Planungsphase werden zudem Vorkehrungen für das Risikomanagement getroffen, damit während des Übertragungsprozesses nichts schief geht. So muss sichergestellt werden, dass alle Daten auch während des Datentransfers zugänglich bleiben, falls sie beispielsweise für ein Audit gebraucht werden.

Schritt 3: Migrationsablauf und Datenqualitätsbereinigung erstellen
Im dritten Schritt geht es um die Automatisierung der Migrationsabläufe. Hier kommen sogenannte ETL-Werkzeuge zur Datenfluss-Modellierung (ETL steht für Extraction Transformation Load) und Werkzeuge zur Job-Automatisierung zum Einsatz. Der Werkzeugkasten kann um nützliche Datenqualitätswerkzeuge erweitert werden, die sich in den Ablauf integrieren lassen. Diese Spezialtools verbessern die Qualität der Migrationsdaten, indem sie Fehler identifizieren und bereinigen. Mit geeigneten Tools lässt sich beispielsweise prüfen, ob Dubletten in den Stammdaten vorhanden sind. Die Datenqualitätssoftware reichert Daten mit externen Quellen an und vervollständigt sie. Außerdem führt sie Daten aus unterschiedlichen Quellen (z.B. auch Buchhaltung und CRM) zusammen. Die Werkzeuge standardisieren und prüfen Namen, Bank- und Postzeitzahlen sowie Adressen und gleichen diese mit Umzugsadressen ab. Mithilfe der Tools werden Erfassungsfehler noch vor dem eigentlichen Datenumzug erfolgreich aufgedeckt und beseitigt, so dass nur saubere Daten transferiert werden.

Schritt 4: Erstellen des Zielformats
An die Qualitätsoptimierung schließt sich der vierte Schritt der Datenmigration an. Jetzt werden die Eingangsdaten in die Struktur des Zielsystems überführt und für einen Import im Zielsystem vorbereitet.

Schritt 5: Datenmigration testen und durchführen
Im fünften und letzten Schritt der Datenmigration wird der Migrationsablauf getestet, um Fehler und mögliche Probleme zu erkennen. Erst nach diesem Test erfolgt der eigentliche Datentransfer. Dank der vorausgegangenen minutiösen Planung können die Daten nun voll- oder zumindest teilautomatisch von A nach B verschoben werden.

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