»Wooden Heart«

¿Conoces a alguien a quien le guste moverse? – Nosotros tampoco. Sin embargo, cada año, alrededor del 10% de la población alemana hace las maletas y se marcha a otras tierras; si contamos la deslocalización de empresas, ¡son más de 20.000 mudanzas diarias!

No es de extrañar que las cosas se mezclen. Al fin y al cabo, las personas que se mudan no suelen tener que lidiar sólo con los muebles, las cajas, los sótanos y las habitaciones bajo techo, sino también con los datos: ¿Quién tiene ya la nueva dirección, a quién hay que informar todavía, el número de teléfono es en realidad el antiguo, no hay que aprovechar para cancelar el fax, y dónde está la lista actual en la que había anotado todo esto?

Hablamos por experiencia, porque TOLERANT Software acaba de mudarse. La distancia entre la antigua dirección de la calle Forststraße 7 y la nueva, en la calle Büchsenstraße 26, es muy fácil, y el motivo también es agradable: nuestra positiva evolución comercial. Pero el esfuerzo es grande, y los detalles no necesariamente agradables: hay que comunicarse con todo el mundo al mismo tiempo, con los artesanos, los clientes, los proveedores y los socios, el registro mercantil, la Cámara de Industria y Comercio, el banco, los seguros sociales, la agencia tributaria, la oficina de licencias comerciales, etc. Al final nos alegramos de haberlo conseguido. Nos apoyamos en la buena aplicación de reenvío, una herramienta que desgraciadamente se utiliza cada vez menos, pero que recomendamos encarecidamente. Una mayor relajación proviene de la tranquilidad de saber que, gracias a »TOLERANT Move« la nueva dirección llegará al cliente sin nuestra intervención. Stefan Kröger explica cómo funciona en la sección »Merece la pensa saberlo«.

Si además quiere estar seguro de que los datos de sus clientes están siempre actualizados, le recomendamos un proceso estructurado además de nuestros productos. Lo más importante es el contacto regular. Todas las personas que hablan con sus clientes deben confirmar sus datos de dirección con regularidad («Tenemos la siguiente dirección en nuestros archivos, ¿sigue siendo correcta?»). La información sobre las nuevas direcciones debe transferirse a todos los sistemas pertinentes en un proceso bien documentado. Tenga también en cuenta que se aplican normas más estrictas para abordar los cambios en la contabilidad financiera que en su base de datos de clientes. Y si el correo es devuelto como imposible de entregar, conviene investigar la nueva dirección dentro de las posibilidades legales o atreverse a un segundo intento de entrega para no perder la relación con el cliente.

Y por último, pero no menos importante, hay un aspecto más que a menudo se olvida. Las direcciones pueden cambiar incluso sin necesidad de mudarse. Aproximadamente entre el 0,5% y el 1% de las calles y comunidades de Alemania se ven afectadas por incorporaciones y renombramientos cada año. Para asegurarse de que los datos de sus clientes se mantienen actualizados, debería hacer revisar y corregir toda la base de datos por correo al menos una vez al año, por ejemplo con »TOLERANT Post«.