Systemübergreifender Kundenindex
EU-DSGVO: So reagieren Sie fristgerecht auf Datenschutzanfragen betroffener Personen
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Das bedeutet das neue und erweiterte Auskunftsrecht.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union, kurz: EU-DSGVO, und damit ein neues und erweitertes Auskunftsrecht. Laut Artikel 15 der DSGVO haben betroffene Personen das Recht, von Verantwortlichen eine Bestätigung zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Auskunft muss zeitnah erfolgen. Wenn Daten verarbeitet werden, muss das jeweilige Unternehmen zahlreiche weitere Informationen in Bezug auf die Daten zur Verfügung stellen.
Wie finde ich die Kunden in meinen Systemen?
Diese Frage stellt viele Unternehmen vor ganz konkrete praktische Probleme. Denn oft sind Kundendaten in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Da kann es langwierig und aufwändig werden, die entsprechenden Einträge zu einem Kunden zu finden. Zusätzlich müssen die Anfragen laut DSGVO zeitnah beantwortet werden.
Die DSGVO hält eine weitere Vorgabe bereit:
In Artikel 12, Absatz 1 und in Artikel 5, Absatz 2 der Datenschutzgrundverordnung ist nachzulesen, dass Verantwortliche vorbereitend entsprechende Maßnahmen treffen müssen, damit betroffene Personen fristgerecht Antworten auf ihre Anfragen erhalten.
Mit einem systemübergreifenden Kundenindex beantworten Sie Anfragen schnell, korrekt und fristgerecht.
Mit TOLERANT Match können Sie einfach einen zentralen Suchindex für Ihre Datenschutzanfragen aufbauen. Dort können Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen zusammengeführt werden – damit funktioniert eine systemübergreifende Kundenrecherche schnell und einfach. In wenigen Sekunden finden Sie heraus, ob der Antragsteller in Ihren Systemen geführt wird – und wenn ja, in welchen. So können Sie fristgerecht eine Ersteinschätzung an den Kunden geben und die Anfrage ohne aufwändige Einzelsuche in Ihren Systemen rasch bearbeiten.
60 x schneller und dadurch eine Zeit- und Kostenersparnis.
10 Sek. mit TOLERANT Match versus
10 Min. mit einer herkömmlichen Suche in mehreren Systemen.
Das erledigt TOLERANT Match für Sie
- Sie finden Kunden schnell und systemübergreifend
- Auch Treffer mit ähnlichen Schreibweisen werden sicher gefunden
- Die Suchregeln können individuell optimiert werden
- Sie können den Zugriff ausschließlich für den Datenschutzbeauftragten und ein Team für Datenschutzanfragen beschränken
- Sie können optional pseudonymisierte oder teilpseudonymisierte Daten hinterlegen (z.B. Kreditkartennummer 1234 xxxx xxxx 5432)
Ihre Vorteile
- Sie finden die gesuchten Daten schnell und einfach
- Sie sparen je Fall ca. 10-30 Min. Recherchezeit
- Sie können sich fristgerecht gemäß DSGVO beim Antragsteller melden und die erforderliche Ersteinschätzung liefern
- Interne und externe Sperrlisten lassen sich einfach integrieren (z.B. Robinsonliste …)
- Sie schaffen eine solide Grundlage für die Folgerecherche in den betroffenen Systemen
- Der Aufbau ist ohne aufwändige Systemintegration einfach in wenigen Tagen möglich
- Skaliert auf große Bestände > 10 Mio.
Das brauchen Sie für TOLERANT Match
- Einen Server mit Linux oder Windows Server 2016, 4 Cores, 4 GByte RAM + 1 GByte RAM je 1 Mio. Datensätze im Index, 10 GByte Festplatte + 2 GByte je 1 Mio. Datensätze
- Aus jedem System mit Kundendaten benötigen Sie einen Export im CSV-Format mit Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Quelle/System, Kundennummer und ggf. Datum der letzten Änderung
- Optional stärkere Integration für direkte Datenversorgung via Webservice möglich
FAZIT: Ein systemübergreifender Kundenindex mit TOLERANT Match ist Ihre technische Grundlage für die schnelle und vollständige Beantwortung von Kundenanfragen zum Datenschutz.
